Evénements sociaux – Checklist pour une organisation réussie

Evénements sociaux – Checklist pour une organisation réussie

L’organisation d’un événement doit être effectuée de manière réfléchie et structurée. C’est ainsi qu’il est possible d’établir un checklist afin de définir tous les points clés se rapportant aux préparatifs. Plusieurs points sont à prendre en compte : quels sont les objectifs, quel est le public ciblé, quel est le montant du budget, quand et où aura lieu l’événement, qui se chargera de la restauration, comment faire connaître l’événement. Afin d’apporter des réponses précises à ces questions pour la réussite de l’organisation, il faut le checklist qui comprendra toutes les tâches à faire : l’établissement d’un canevas pour l’événement, la constitution d’une équipe, une date pour un briefing, la réalisation d’un « dry run », l’installation de signalisation appropriée.

Le canevas de la manifestation

Le canevas, c’est ce qui comporte les détails sur « qui fait quoi à quel moment ». Ce sera donc la liste de tout ce qu’il y a à entreprendre durant l’organisation de l’événement. La description de chacune des tâches doit être faite minutieusement. Les dates et les heures sont alors fixées dans cet outil incontournable, voici quelques exemples : à quelle heure, où et qui doivent être présents au briefing ? Quelle est la date et à quelle heure le service de catering se rendra sur le site ? Qui ira chercher les orateurs et à quel endroit ? Toutes les précisions établies dans le canevas doivent être suivies à la lettre, autant que possible, pour la bonne organisation de la manifestation.

Formuler les objectifs

En préparant un événement social, il y a des objectifs souhaités. Comment les formuler ? Il faut rester réaliste et pertinent. Pour être sur la bonne voie, il est conseillé de chiffrer les objectifs. Voici un exemple : au lieu de s’attendre à un grand nombre de participants, il est préférable de se fixer : au moins 600 inscriptions et 450 personnes présentes, envoyer alors 3000 invitations en ayant recours à un centre d’appel. Les objectifs doivent aussi être mesurables et ambitieux, tout en restant réalistes. Par ailleurs, pour réussir un événement, la planification est impérative : date à laquelle toutes les invitations sont prêtes, date à laquelle il faut les envoyer, détails du service de catering bon marché mais de qualité, date de clôture des inscriptions …

La restauration

La préparation de la restauration est une tâche à part entière. En général, on ne peut pas s’en occuper soi-même lorsqu’il s’agit d’un événement d’une grande ampleur telle qu’une manifestation sociale. Il faut alors faire appel à un professionnel spécialisé dans le catering italien, le catering Zürich, ou toute autre spécialité que l’on souhaite servir aux invités. Quelle que soit la solution gastronomique choisie, la qualité et la présentation des plats lors de la collation, du brunch, du dîner ou du buffet sont des éléments clés pour réussir l’événement. Il y aura une équipe ou une personne qualifiée qui se chargera de contacter le restaurateur ou le traiteur. Ce dernier proposera une dégustation, visitera le lieu où se tiendra l’événement surtout s’il se chargera non seulement de la cuisine mais aussi de la décoration de la salle.